Certidão vencida no dia da sessão: o que fazer e como a jurisprudência do TCU protege o licitante
Saiba como a Lei 14.133/2021 e a jurisprudência do TCU tratam certidões vencidas na sessão. Entenda a teoria da foto e como evitar inabilitação indevida.
A certidão vencida no dia da sessão de licitação é uma situação frequente e que gera dúvidas sobre a possibilidade de inabilitação do licitante. De acordo com a Lei 14.133/2021 e a jurisprudência consolidada do Tribunal de Contas da União, o documento expirado no momento da abertura das propostas não impede, por si só, a participação no certame, desde que a condição de regularidade já estivesse configurada antes do vencimento. A chamada "teoria da foto" admite a regularização posterior por meio de diligência, combatendo o formalismo excessivo. A seguir, entenda o amparo legal, os precedentes do TCU e as diretrizes práticas para gestores e licitantes.
Qual o amparo legal na Lei 14.133/2021?
O art. 64 da Lei 14.133/2021 autoriza o agente de contratação a realizar diligências para atualizar documentos cuja validade expirou após a data de recebimento das propostas. Esse saneamento é um poder-dever da Administração, e não uma faculdade discricionária. A lei veda a inclusão de documento novo, mas permite o saneamento de falhas para comprovar condições de habilitação preexistentes.
Na prática, se a certidão estava válida no momento da apresentação da proposta e venceu antes da sessão, o licitante pode ser intimado a apresentar uma certidão atualizada que comprove a continuidade da regularidade fiscal, trabalhista ou jurídica. Não se trata de incluir um requisito novo, mas de atualizar um documento que já comprovava uma condição existente.
Exemplo prático
Uma empresa participa de pregão eletrônico e envia sua proposta em 10/01, com certidão do FGTS válida até 15/01. A sessão ocorre em 16/01, quando a certidão já venceu. O agente de contratação pode solicitar que a empresa apresente o comprovante de regularidade atualizado (emitido em 16/01 ou posterior) – e não pode inabilitá-la de imediato.
O que a jurisprudência do TCU diz sobre a teoria da foto?
O TCU entende que a inabilitação por lapso temporal ínfimo ou falha formal sanável configura formalismo excessivo. A teoria da foto, amplamente aceita na jurisprudência, estabelece que o que importa é a situação do licitante no momento da abertura da sessão – como uma fotografia. Se ele detinha a condição de regularidade naquele instante (mesmo que a certidão tenha expirado horas depois), o saneamento posterior é plenamente aceito.
"A Administração não pode inabilitar licitante por falha formal sanável, sob pena de violar o princípio da prevalência da substância sobre a forma." – Acórdão TCU nº 1.793/2021-Plenário (paráfrase de entendimento consolidado).
Segundo Migalhas de Licitação, a teoria da foto se aplica especialmente quando o licitante comprova que a regularidade era contínua (ex.: certidão positiva com efeitos negativos). O TCU prioriza a isonomia e a competitividade, vedando a exclusão de empresas por vícios que não comprometem a habilitação substancial.
Em quais cenários a inabilitação é considerada indevida?
A inabilitação é indevida quando o documento pode ser prontamente atualizado por meio de diligência. Listamos os principais casos reconhecidos pela jurisprudência do TCU e pelo JusBrasil:
- Certidão vencida no mesmo dia da sessão: se o licitante apresentou proposta com certidão válida e ela expirou no dia da abertura, o saneamento é obrigatório.
- Vício formal que não altera a substância: erro de digitação, ausência de assinatura digital em campo não essencial ou pequena divergência no nome da empresa.
- Substituição de certidão tecnicamente vencida por outra que comprova continuidade: é aceito, desde que a nova certidão abranja o período desde o vencimento da anterior.
| Tipo de documento | Situação típica | Tratamento permitido pela jurisprudência |
|---|---|---|
| Certidão Conjunta (RFB/PGFN) | Vencida na sessão | Diligência para apresentar certidão atualizada, se a anterior comprovava regularidade no momento da abertura |
| Certidão do FGTS (CRF) | Vencida na sessão | Saneamento por nova certidão que comprove continuidade |
| Certidão de débitos trabalhistas (CNDT) | Vencida na sessão | Idem |
| Alvará de funcionamento | Vencido na sessão | Pode ser exigido se o edital prevê; mas se a condição era regular no momento da proposta, admite-se saneamento |
Quais diretrizes o gestor público deve seguir?
O agente de contratação deve documentar todas as decisões de saneamento ou inabilitação em ata, com fundamentação expressa. Veja as diretrizes práticas:
- Sempre que possível, realize diligência para atualizar certidões vencidas, salvo se o edital vedar expressamente (o que é raro e pode ser questionado).
- Não utilize o saneamento para incluir requisitos que não foram cumpridos originalmente – a diligência serve apenas para confirmar condição preexistente.
- Preveja claramente no edital a possibilidade de diligências – isso reforça a segurança jurídica e evita questionamentos.
- Registre em ata o recebimento da certidão atualizada e a decisão de manter o licitante habilitado.
Perguntas frequentes
A Administração pode negar a diligência e inabilitar o licitante?
Não, se a certidão estava válida na data da proposta e venceu antes da sessão. O TCU considera que a inabilitação sumária nesse caso viola o princípio da razoabilidade e a jurisprudência consolidada. O correto é conceder prazo razoável para apresentação de documento atualizado.
O que fazer se o licitante não apresentar a certidão atualizada no prazo?
Se o licitante não atender à diligência ou apresentar certidão que comprove irregularidade durante o período, aí sim a inabilitação é cabível, pois a condição de habilitação não se confirmou.
A teoria da foto se aplica a todos os tipos de certidão?
Sim, aplica-se a certidões fiscais, trabalhistas, previdenciárias e até mesmo a documentos de habilitação jurídica. A exceção ocorre quando a lei ou o edital exigem que a certidão esteja válida no momento da assinatura do contrato – nesse caso, o saneamento na fase de habilitação não supre a exigência contratual.
Como o licitante deve agir ao perceber que sua certidão venceu no dia da sessão?
O licitante deve comunicar imediatamente o pregoeiro ou o agente de contratação, preferencialmente por chat do sistema ou por e-mail, e apresentar a nova certidão assim que disponível. É recomendável já ter a certidão atualizada em mãos antes da sessão, mas se não for possível, a diligência é o caminho legal.
O edital pode vedar a apresentação de certidão atualizada?
Cláusula editalícia que proíbe a regularização de documento vencido pode ser considerada ilegal por restringir a competitividade e contrariar o art. 64 da Lei 14.133/2021. O licitante pode impugnar o edital ou recorrer da inabilitação com base na jurisprudência do TCU.