Como preparar a empresa para uma diligência ou auditoria do órgão contratante
Guia prático sobre preparação para diligência e auditoria na Lei 14.133/2021: organização documental, compliance e reação a vistorias. Baseado em artigos da lei e manuais do TCU e CGU.
A diligência ou auditoria do órgão contratante é um procedimento de verificação previsto no art. 64 da Lei 14.133/2021, utilizado para sanear dúvidas sobre documentos ou propostas durante a licitação e a execução contratual. Para a empresa contratada, receber uma visita de fiscalização não é motivo de pânico — é um momento de demonstrar que a execução está em dia. Quem se prepara com antecedência reduz riscos de sanções e até ganha credibilidade com o órgão público. Este guia mostra como se organizar.
Como organizar a gestão documental internamente?
O Tribunal de Contas da União recomenda que a empresa mantenha um arquivo ordenado cronologicamente com todos os documentos de execução: notas fiscais, ordens de serviço, relatórios de medição e comprovantes de pagamento. Na prática, crie pastas físicas ou digitais por contrato, com subpastas por mês. Isso evita o corre-corre de última hora quando o fiscal pedir um documento. Não basta guardar; é preciso saber onde está e conseguir localizar em minutos.
Evite acordos verbais com o gestor do contrato. Confirme por e-mail qualquer ajuste no cronograma, na entrega ou no escopo. O fiscal pode mudar de um mês para outro, e o histórico escrito protege os dois lados. Além disso, a segregação de funções internas — uma pessoa cuida da execução operacional e outra da parte documental (certidões, licenças, garantias) — reduz o risco de esquecer a renovação de uma certidão vencida. A falta de uma certidão fiscal na hora da auditoria pode gerar notificação e até multa.
Mantenha também um controle de prazos: certidões fiscais (Receita Federal, FGTS, INSS), alvarás e licenças ambientais têm validade. Crie um calendário com vencimentos e revise ao menos uma vez por mês. O Portal de Compras do Governo Federal oferece checklists de documentos que podem ajudar a montar a rotina.
O que é a diligência na Lei nº 14.133/2021?
O art. 64 da Lei 14.133/2021 define a diligência como instrumento de saneamento. O fiscal pode pedir esclarecimentos sobre pontos obscuros da proposta ou da documentação, ou solicitar a atualização de certidões vencidas durante o processo. No entanto, é vedada a substituição ou apresentação de documentos completamente novos que deveriam ter sido entregues originalmente. Isso significa que a empresa não pode “completar” a documentação que faltou — só pode esclarecer o que já apresentou.
Por exemplo: se a certidão de regularidade fiscal venceu durante a fase de disputa, a diligência pode pedir a atualizada. Mas se a empresa esqueceu de entregar o atestado de capacidade técnica, a diligência não suprirá essa falta, e a proposta poderá ser desclassificada. A lição prática é revisar toda a documentação antes de enviar e, se houver prazo curto, priorizar o que é obrigatório. Uma boa prática é usar o SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) para manter os documentos permanentemente atualizados, já que muitos órgãos o aceitam como prova de regularidade.
Como o compliance pode servir como defesa em uma auditoria?
Para contratos de grande vulto (acima de R$ 300 milhões no âmbito federal), programas de integridade são obrigatórios. Mas mesmo para contratos menores, ter uma estrutura mínima de compliance demonstra profissionalismo e reduz riscos. A Controladoria-Geral da União publicou a Portaria Normativa nº 226/2025, que estabelece diretrizes para esses programas. Na prática, os elementos essenciais são: código de conduta, canal de denúncias (pode ser um e-mail dedicado), treinamento periódico dos funcionários e monitoramento de riscos.
Em uma auditoria, a existência desses mecanismos mostra boa-fé e pode mitigar a severidade de eventuais sanções. Se o fiscal encontrar uma irregularidade, a empresa que já tem um programa de compliance pode argumentar que adotou medidas preventivas. O Portal de Compras do Governo Federal oferece modelos e orientações gratuitas para estruturar o programa. Não subestime: uma simples planilha de prazos de certidões já conta como monitoramento de risco.
Como reagir a uma auditoria ou vistoria do órgão contratante?
O art. 171 da Lei 14.133/2021 garante ao contratado o direito de se manifestar sobre os achados da auditoria antes da aplicação de sanções. Isso significa que, ao receber um relatório de fiscalização com irregularidades, a empresa tem um prazo (geralmente de 5 a 15 dias úteis) para apresentar defesa e corrigir o problema. A correção ágil — como enviar a documentação faltante ou explicar um desvio operacional — demonstra boa-fé e pode evitar multas, suspensão temporária ou até rescisão contratual.
Nomeie um ponto focal na empresa que receba as notificações do órgão e coordene as respostas. Essa pessoa deve ter acesso rápido a todos os documentos e saber acionar os responsáveis. Durante a vistoria presencial, colabore tecnicamente: forneça fotos, relatórios e documentos que comprovem a execução. Não discuta com o auditor nem tente esconder problemas; o correto é reconhecer e propor solução. Se uma não conformidade for identificada, apresente um plano de correção com prazos realistas. Os órgãos públicos valorizam transparência e podem até prorrogar o prazo se a empresa demonstrar empenho.
Perguntas frequentes
O que a fiscalização pode solicitar durante uma diligência?
A fiscalização pode pedir esclarecimentos sobre pontos da proposta, atualização de certidões vencidas e comprovação de itens executados. Não pode solicitar documentos novos que deveriam ter sido apresentados na licitação, conforme o art. 64 da Lei 14.133/2021.
Qual a diferença entre diligência e auditoria?
Diligência é um procedimento mais restrito, focado em sanear dúvidas pontuais durante a licitação. Auditoria é uma verificação mais ampla da execução contratual, podendo abranger aspectos financeiros, operacionais e de compliance.
Uma empresa de pequeno porte precisa ter programa de compliance para passar na auditoria?
Não é obrigatório para contratos de menor valor, mas ter um programa simplificado (código de conduta, canal de denúncias, controle de prazos) é recomendado. Mostra organização e boa-fé, o que pode reduzir sanções em caso de falhas.
O que fazer se a auditoria apontar irregularidades que a empresa não consegue corrigir a tempo?
Use o direito de manifestação do art. 171 da Lei 14.133/2021 para apresentar justificativa e um plano de correção com novo cronograma. Demonstre que está agindo de boa-fé. Muitas vezes o órgão aceita o plano e evita penalidades imediatas.
A empresa pode recusar a entrada da fiscalização?
Não. Recusar a fiscalização configura descumprimento contratual e pode levar à rescisão unilateral e sanções. A postura correta é colaborar e, se houver discordância técnica, registrar por escrito e apresentar na manifestação posterior.