Como preparar sua empresa para a fiscalização de contrato reforçada pela IN 148/2026
Guia prático para PMEs se adequarem à fiscalização contratual intensificada pela IN 148/2026: documentação, conformidade, comunicação e defesa.
A Lei 14.133/2021 exige que a Administração designe fiscais para acompanhar a execução contratual. Com a publicação da IN SEGES/MGI nº 148/2026, as regras de fiscalização foram detalhadas e endurecidas — especialmente para contratos de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra. A principal novidade é a exigência de conta vinculada para depósitos de verbas trabalhistas e a obrigatoriedade de comprovação mensal do cumprimento das obrigações. Empresas que não se adequarem ao novo ritmo de fiscalização correm risco de glosas, retenção de pagamentos e até rescisão contratual.
Estrutura e Papeis da Fiscalização Contratual
A Administração designa fiscais para monitorar a execução do contrato. São três perfis principais: o fiscal técnico, que verifica a qualidade e a conformidade do objeto; o fiscal administrativo, que controla obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias; e o fiscal setorial, que atua como interlocutor entre o contratado e a Administração. O registro sistemático de ocorrências é obrigação do fiscal durante toda a vigência — cada não conformidade deve ser anotada e comunicada formalmente.
| Papel | Foco | Exemplo de verificação |
|---|---|---|
| Fiscal técnico | Qualidade do objeto | Produto entregue conforme especificações do edital |
| Fiscal administrativo | Obrigações acessórias | Certidões, GFIP, comprovantes de FGTS |
| Fiscal setorial | Interface e prazos | Termos aditivos, medições, prorrogações |
A Lei 14.133/2021 determina que o fiscal deve ser servidor público habilitado, mas na prática muitos órgãos terceirizam parte do acompanhamento. O contratado precisa saber quem são os fiscais do seu contrato e quais suas atribuições — isso evita retrabalho e surpresas.
Gestão Documental e Conformidade
O calcanhar de aquiles da fiscalização é a documentação. A empresa deve manter atualizadas as certidões de regularidade fiscal (Receita Federal), trabalhista (FGTS) e previdenciária (INSS). Para contratos de serviços continuados com dedicação exclusiva, a IN 148/2026 exige comprovação mensal do pagamento de salários, vale-transporte, vale-refeição e fornecimento de EPIs. A conta vinculada — abertura de conta bancária específica para movimentação de verbas trabalhistas — é obrigatória desde maio de 2026. Sem ela, o fiscal pode glosar o pagamento.
Exemplo prático: uma empresa de limpeza que presta serviço a um órgão federal deixou de comprovar o depósito do FGTS de um mês. O fiscal registrou a ocorrência e, após três meses sem regularização, o contrato foi rescindido unilateralmente com aplicação de multa de 10% sobre o valor remanescente. A falta de um calendário de vencimentos documentais custou caro.
Recomenda-se criar uma pasta compartilhada (física ou digital) com:
- Certidões atualizadas a cada 30 dias
- Comprovantes de pagamento de salários e encargos
- Relação de EPIs entregues com assinatura dos funcionários
- Cópias de atas de reunião e e-mails oficiais
A Portal de Compras do Governo Federal disponibiliza modelos de planilhas de acompanhamento que podem ser adaptados.
Protocolos de Comunicação e Formalização
A comunicação com a Administração deve ser sempre formal e rastreável. A reunião inicial de alinhamento é essencial: nela se definem os canais de contato (e-mail institucional, sistema de gestão indicado pelo órgão), a periodicidade das reuniões de acompanhamento e os modelos de relatório de execução. Interações verbais não têm valor jurídico — qualquer solicitação de alteração de cronograma, pedido de prorrogação ou esclarecimento deve ser feito por escrito.
O uso de sistemas eletrônicos de gestão de contratos, quando indicados pelo órgão, garante rastreabilidade completa. Na falta de sistema próprio, o e-mail com confirmação de leitura é o mínimo aceitável. A empresa deve guardar cópias de todas as comunicações — inclusive das que não receberam resposta. Em eventuais discussões sobre prazos, a data do envio do e-mail serve como marco inicial.
Um erro comum é confiar em mensagens de aplicativos ou telefonemas para tratar de assuntos contratuais. O fiscal pode alegar que não recebeu o pedido. Formalize sempre.
Mecanismos de Defesa e Integridade
A Lei 14.133/2021 garante o direito ao contraditório e à ampla defesa antes da aplicação de penalidades. Se o fiscal apontar uma irregularidade, a empresa tem prazo (geralmente 5 a 15 dias úteis) para apresentar defesa. É fundamental responder dentro do prazo, com documentos que comprovem a regularização ou justifiquem a situação.
Programas de integridade (compliance) podem atuar como atenuantes na dosimetria das sanções. Empresas que comprovam a existência de código de ética, canal de denúncias e treinamento periódico podem ter multas reduzidas ou suspensão de impedimento convertida em advertência. A jurisprudência do TCU já reconhece o compliance como fator de moderação – desde que o programa seja efetivo, não apenas formal.
Dica: mantenha um dossiê do contrato com toda a documentação, comunicações e comprovantes. Em caso de notificação, esse dossiê é sua principal ferramenta de defesa.
Perguntas frequentes
O que é a IN SEGES/MGI nº 148/2026?
É a Instrução Normativa que detalha os procedimentos de fiscalização contratual no âmbito da Administração Pública federal. Ela substitui a IN 05/2017 e reforça especialmente os controles sobre contratos de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra.
Quais as principais obrigações da empresa contratada?
Manter certidões atualizadas, comprovar mensalmente o pagamento de salários e encargos, abrir conta vinculada para depósitos trabalhistas, e registrar formalmente todas as comunicações com a fiscalização.
O que acontece se a empresa não apresentar a documentação exigida?
O fiscal pode glosar o pagamento (reter o valor correspondente), aplicar advertência ou multa, e em casos graves rescindir o contrato unilateralmente. A empresa pode ser impedida de licitar com o órgão por até dois anos.
Como funciona a conta vinculada na prática?
A empresa deve abrir uma conta bancária específica (pode ser em qualquer banco) para depositar mensalmente os valores devidos aos funcionários do contrato. O fiscal pode solicitar extratos a qualquer momento para comprovar que os depósitos foram feitos. A conta deve ser mantida durante toda a execução do contrato.
Compliance realmente ajuda a reduzir penalidades?
Sim. O TCU e a Lei 14.133/2021 preveem que a existência de programa de integridade pode ser considerada na dosimetria das sanções. Empresas com compliance estruturado já obtiveram redução de multas em até 30% em decisões administrativas.