Certidão vencida no dia da sessão: como evitar a desabilitação
Saiba como a Lei 14.133/2021 e a jurisprudência do TCU tratam a desabilitação por certidão vencida no dia da sessão. Estratégias de defesa e limites da diligência.
A desabilitação por certidão vencida no dia da sessão de licitação é um dos motivos mais comuns de questionamento, mas nem sempre é definitiva. A Lei 14.133/2021 e a jurisprudência do Tribunal de Contas da União (TCU) estabelecem que falhas documentais sanáveis não podem, por si sós, excluir um licitante, desde que a regularidade já existisse no momento da abertura da sessão. Este post mostra como se defender e quando a inabilitação é correta.
O saneamento de documentos na Lei 14.133/2021
A Nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021) trouxe um avanço importante: o saneamento de documentos. O art. 64 permite que o licitante apresente novos documentos para atualizar certidões cuja validade expirou após a abertura das propostas. Mas isso não vale para qualquer falha — a regra é que o documento novo só pode comprovar fatos já existentes à época da sessão.
O que isso significa na prática? Se, por exemplo, a certidão de regularidade fiscal venceu no mesmo dia da sessão, mas o licitante já tinha solicitado a renovação antes, o art. 64 autoriza a juntada da nova certidão para substituir a vencida. O mesmo vale para certidões do FGTS, INSS ou trabalhista. O agente de contratação tem o dever de realizar a diligência — não pode simplesmente inabilitar sem antes conceder prazo para saneamento.
A regra vale também para microempresas e empresas de pequeno porte (ME/EPP), que contam com prazo adicional de regularização fiscal de até 5 dias úteis, conforme a [Lei Complementar 123/2006] (art. 42). Se a falha for apenas documental, a empresa deve ser intimada para corrigir.
Jurisprudência do TCU e o princípio do formalismo moderado
O TCU consolidou o entendimento de que a licitação não pode ser um instrumento de exclusão por excesso de formalismo. No Acórdão 1.211/2021-Plenário, o Tribunal vedou a inabilitação de empresa que comprovou a regularidade na prática, mesmo com documento vencido no momento da sessão.
Segundo o TCU, o princípio do formalismo moderado significa que a Administração deve priorizar o alcance do objeto licitado sobre falhas burocráticas que não comprometam a segurança jurídica ou a isonomia. Ou seja: se o licitante apresentou a certidão vencida, mas a Receita Federal confirma que a situação fiscal é regular, o agente deve solicitar o extrato atualizado, não desclassificar.
Isso se alinha com o art. 12 da Lei 14.133/2021, que lista os princípios aplicáveis, incluindo a eficiência e a razoabilidade. Qualquer decisão de inabilitação precisa ser fundamentada com base em fato concreto, e não em mera formalidade.
Estratégias de defesa para o fornecedor
Se você recebeu uma notificação de desabilitação por certidão vencida, siga estes passos:
- Solicite formalmente a diligência. Fundamente-se no art. 64 da Lei 14.133/2021 e no dever do agente de sanear dúvidas. Envie um e-mail ou protocolo no sistema da licitação com o pedido e os documentos comprobatórios.
- Comprove que a regularidade já existia. Reúna comprovantes de que a certidão foi solicitada dentro do prazo, ou que a situação fiscal estava regular no momento da abertura da sessão (ex.: protocolo de pedido de renovação, extrato da RFB).
- Cite jurisprudência do TCU. Use o Acórdão 1.211/2021-Plenário e outras decisões que reprimem o excesso de formalismo. O site do TCU tem ferramenta de busca por assunto.
- Interponha recurso administrativo. Se a diligência for negada, recorra dentro do prazo do edital (geralmente 3 dias). Aponte a violação aos princípios da razoabilidade e da competitividade.
- Mantenha o SICAF atualizado. Para licitações federais, o [SICAF] (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) já centraliza a documentação e pode evitar problemas de validade no dia da sessão.
A coluna Migalhas de Licitação reforça que a defesa deve focar na comprovação da regularidade preexistente e no dever de diligência do agente. Nunca aceite uma inabilitação sem questionar.
Limites da diligência e inabilitação correta
Nem toda falha documental pode ser sanada. A diligência tem limites: ela não pode “criar” uma regularidade que não existia. Exemplo: se a certidão venceu porque a empresa tinha débitos não quitados no momento da sessão, pagar a dívida depois não regulariza a situação. O documento novo seria de natureza constitutiva — não se destina a provar fato passado, mas a criar fato novo.
O TCU distingue: documentos comprobatórios (certidão demonstrando regularidade contínua) podem ser aceitos; documentos constitutivos (novo pagamento ou parcelamento) não. Veja a tabela:
| Situação | Documento aceito? | Motivo |
|---|---|---|
| Certidão venceu no dia da sessão, mas empresa estava regular na data | Sim – nova certidão comprobatória | Comprova fato preexistente |
| Certidão venceu por atraso no pagamento, pago após sessão | Não – pagamento é constitutivo | Cria regularidade que não existia |
| Certidão com prazo vencido há dias, mas ainda dentro da validade de apresentação (edital) | Sim – se edital permite | Depende das regras editalícias |
Assim, a inabilitação é mantida quando o documento novo altera a realidade passada. Esse limite está explícito no art. 64, §1º: a diligência não pode suprir a ausência de requisito que deveria ser comprovado no momento da habilitação.
Perguntas frequentes
O que fazer se a certidão venceu minutos antes da abertura da sessão?
Solicite imediatamente a diligência e apresente o protocolo de renovação ou a nova certidão, se já obtida. A argumentação é que a regularidade existia até segundos antes, e o vencimento não é culpa do licitante, mas sim um efeito do tempo. O art. 64 autoriza a juntada.
A empresa de pequeno porte tem prazo extra para regularizar certidão?
Sim. A Lei Complementar 123/2006, art. 43, §1º, concede prazo de até 5 dias úteis para regularização fiscal, contados da declaração de vencedor. Esse prazo corre paralelamente aos recursos. É um benefício exclusivo das ME/EPP.
Posso ser desabilitado mesmo com a certidão vencida se eu já tiver pago os débitos?
Não, se o pagamento já foi efetuado antes do vencimento do documento. Nesse caso, a certidão vencida não reflete a realidade. Você deve comprovar o pagamento e pedir a nova certidão via diligência. Se o pagamento ocorreu depois, aí não é possível.
O agente de contratação é obrigado a fazer a diligência?
Sim. O art. 64 impõe ao agente o dever de realizar diligências para sanear dúvidas. Recusar sem justificativa pode configurar desvio de finalidade. O TCU, no Acórdão 1.793/2021-Plenário, reafirmou que a Administração deve buscar a proposta mais vantajosa, não excluir licitantes por falhas sanáveis.
E se o edital proíbe a juntada de novos documentos?
Cláusulas que proíbem o saneamento são ilegais, pois violam o art. 64 da Lei 14.133/2021. Nesse caso, você pode impugnar o edital antes da sessão ou recorrer da inabilitação. O TCU já considerou nulas disposições que impedem a diligência.