Data divergente na habilitação: erro formal sanável ou causa de inabilitação?
Data divergente na habilitação: erro formal sanável ou vício substancial? Entenda como a Lei 14.133/2021 e o TCU tratam o tema e evite a inabilitação indevida.
Na Lei 14.133/2021, uma data divergente em documento de habilitação é considerada erro formal sanável quando a condição que o documento comprova já existia antes da abertura do certame. O artigo 64 autoriza a comissão de contratação a realizar diligências para sanar erros que não alterem a substância dos documentos.
A diligência é um poder-dever da administração: se houver dúvida sobre a data, o agente público deve esclarecê-la com o licitante, e não inabilitá-lo de imediato. O TCU, no Acórdão 1.211/2021-Plenário, firmou que "a administração deve, antes de inabilitar o licitante, oportunizar a apresentação de documentos que comprovem a situação fática preexistente".
É permitida também a atualização de documentos cuja validade expirou após a data de recebimento das propostas, conforme o §2º do art. 64. Isso significa que, se uma certidão estava válida na data do certame, mas venceu durante o procedimento, o licitante pode substituí-la sem ser inabilitado.
Como distinguir erro formal de vício substancial em datas divergentes?
A diferença entre erro formal e vício substancial é o que define se a inabilitação é correta ou indevida. O quadro abaixo resume os critérios aplicados pela jurisprudência do TCU.
| Característica | Erro formal (sanável) | Vício substancial (insanável) |
|---|---|---|
| Natureza do erro | Divergência de digitação, data trocada, ano errado em documento que comprova condição existente | Documento que comprova a ausência do requisito de habilitação (ex.: data revela que certificação venceu antes da licitação) |
| Preexistência da condição | A condição (ex.: regularidade fiscal) existia na data do certame | A condição não existia ou não pode ser comprovada como preexistente |
| Possibilidade de comprovação alternativa | Licitante pode apresentar outro documento (ex.: nota fiscal, contrato social) que comprove a situação fática anterior | A falta é insuperável porque nunca houve o requisito |
| Consequência | Deve ser sanado por diligência; inabilitação é indevida | Inabilitação é correta e deve ser mantida |
Exemplo prático de erro formal: o balanço patrimonial apresentado tem data de 31/12/2022, mas o exercício correto era 31/12/2023. O licitante pode comprovar, por meio do contrato social e declaração do contador, que o balanço do ano correto já existia e o erro foi de digitação. A comissão deve aceitar a correção.
Exemplo de vício substancial: a certidão de regularidade fiscal do FGTS tem validade até 10/01/2024 e a licitação ocorre em 15/01/2024. Se o licitante não apresentou comprovante de regularidade na data do certame, não há erro formal — ele estava irregular na data de abertura. A inabilitação é correta.
Quais estratégias o licitante pode adotar para evitar a inabilitação?
A primeira linha de defesa é o princípio do formalismo moderado, que rege a Lei 14.133/2021. Esse princípio determina que o processo licitatório não deve sobrepor formalismos excessivos ao interesse público. Na prática, isso significa que a administração deve priorizar o saneamento de falhas documentais em vez da exclusão sumária.
1. Solicitar diligência imediatamente
Assim que o licitante perceber a divergência de data, deve requerer à comissão de contratação a realização de diligência, nos termos do art. 64. O pedido deve ser formal, preferencialmente por meio do sistema eletrônico, e acompanhado de explicação e prova da condição preexistente. Por exemplo: "a data de 2022 no balanço foi um erro de digitação; segue anexo o balanço correto de 2023, já registrado na Junta Comercial".
2. Utilizar a fase recursal
Se a inabilitação for mantida indevidamente, o licitante pode interpor recurso administrativo. O prazo é de 3 dias úteis para pregão eletrônico (art. 169 da Lei 14.133) e de 5 dias úteis para as demais modalidades. No recurso, deve anexar documentos que comprovem a situação fática anterior, como notas fiscais, declarações de contador, contratos anteriores ou registros públicos. O TCU (Acórdão 1.793/2021-Plenário) já decidiu que a administração deve reexaminar a documentação à luz do formalismo moderado.
3. Manter documentação organizada e revisada
A melhor estratégia é preventiva. Antes de enviar a proposta, o licitante deve revisar cada documento da fase de habilitação, conferindo datas de emissão e validade. Uma lista de verificação simples:
- Certidão negativa de débitos federais: válida na data da licitação?
- Certificado de regularidade do FGTS: emitido há menos de 30 dias?
- Balanço patrimonial: corresponde ao último exercício social encerrado?
- Atestados de capacidade técnica: as datas de execução dos contratos são anteriores à licitação?
Se houver divergência, é mais fácil corrigir antes do envio do que recorrer depois.
Perguntas frequentes
O que é considerado erro formal em data de documento?
Erro formal é aquele que não altera a substância do documento, como data de validade trocada, ano incorreto por digitação, ou numeração errada. A condição que o documento deveria comprovar (ex.: regularidade fiscal, capacidade técnica) existia na data de abertura do certame. O erro pode ser sanado por diligência.
O licitante pode ser inabilitado se a data da certidão estiver errada?
Depende. Se a certidão for autêntica e a data errada for um erro de digitação, a inabilitação é indevida. No entanto, se a data mostrar que o documento estava vencido na data da licitação, a inabilitação é correta. A jurisprudência do TCU (Acórdão 1.211/2021) reforça que a administração deve buscar a verdade material.
Qual o prazo para recorrer de uma inabilitação por data divergente?
O prazo recursal depende da modalidade. No pregão eletrônico, são 3 dias úteis contados da declaração de inabilitação. Para concorrência e diálogo competitivo, são 5 dias úteis. O recurso deve ser motivado e acompanhado de documentos comprobatórios.
A administração pode ignorar a divergência de data por conta própria?
Sim, se considerar que o erro é meramente formal e não prejudica a substância. A Lei 14.133/2021 (art. 64) autoriza a comissão a sanar erros de ofício ou mediante diligência. Se a administração optar por não sanar, deve justificar por que o erro é substancial.
Como comprovar que a data divergente foi um erro de digitação?
O licitante pode apresentar:
- Cópia do documento original sem erro;
- Declaração do contador ou responsável pela emissão;
- Registro público (Junta Comercial, Cartório) que comprove a data correta;
- Notas fiscais ou contratos que demonstrem a continuidade da condição.
A administração deve aceitar essa comprovação, desde que a condição preexistente seja inequívoca.