Licitação para café, açúcar e gêneros de copa e cozinha: guia prático

A licitação para aquisição de café, açúcar e demais gêneros de copa e cozinha é uma das compras mais frequentes na administração pública. Desde 2023, café e açúcar integram o Catálogo Eletrônico de Padronização do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), o que exige que os órgãos adotem especificações padronizadas. O regime mais adequado para essas compras é o Sistema de Registro de Preços (SRP), combinado com o pregão eletrônico, por se tratar de bens comuns e de entrega parcelada.

Como planejar e padronizar a aquisição de café, açúcar e gêneros de copa e cozinha?

Passos para incluir no PCA e definir especificações

O planejamento da contratação deve ser formalizado no Plano de Contratações Anual (PCA) de cada órgão. No PCA, o gestor identifica a necessidade, estima quantidades e justifica a escolha dos itens padronizados. O Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) centraliza os avisos de licitação e atas de registro de preços, facilitando a consulta por fornecedores.

O Sistema de Registro de Preços (SRP) é o mais indicado para café, açúcar e gêneros de copa e cozinha. Com o SRP, a administração realiza uma única licitação e registra os preços em ata válida por até um ano, podendo fazer pedidos parcelados conforme a demanda. Isso reduz desperdícios, estoques e custos de armazenagem. A ata de registro de preços é o documento que formaliza os preços e condições, permitindo que órgãos participantes e não participantes (adesão) adquiram os itens durante sua vigência.

Como elaborar a pesquisa de preços conforme a IN SEGES/ME nº 65/2021

A pesquisa de preços deve seguir as diretrizes da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021. Essa norma obriga o uso do Painel de Preços como fonte primária, além de outras fontes como contratações similares de outros órgãos e preços de mercado. A memória de cálculo deve ser formalizada no processo administrativo, com indicação da metodologia aplicada.

Exemplo prático: para café torrado e moído, acesse o Painel de Preços no site de compras governamentais, filtre por “café” e selecione os últimos 12 meses. Compare com cotações diretas de pelo menos três fornecedores locais. Documente a planilha com fontes e datas. Um erro comum é basear o preço apenas em uma nota fiscal ou em cotações informais, o que pode levar a sobrepreço. A IN 65/2021 exige que se adote o menor preço entre as fontes pesquisadas, salvo justificativa técnica para valor superior. A formalização da pesquisa no processo licitatório é requisito indispensável para evitar glosas do Tribunal de Contas da União (TCU).

Por que o parcelamento do objeto é obrigatório na licitação de gêneros alimentícios?

Entendendo a Súmula 247 do TCU

O parcelamento do objeto é a regra para compras divisíveis, conforme a Súmula 247 do TCU. Café, açúcar e itens de copa e cozinha são claramente divisíveis — podem ser licitados por itens (cada produto em um lote separado) ou por lotes por tipo de produto. A licitação por itens amplia a competitividade, pois permite que pequenas empresas (ME/EPP) participem ofertando apenas um tipo de produto, sem necessidade de entregar o conjunto completo.

Agrupar todos os itens em um único lote (lote único) só é permitido se houver justificativa técnica robusta no Estudo Técnico Preliminar (ETP). Essa justificativa deve demonstrar que a divisão comprometeria a execução contratual, por exemplo, por exigência de padronização de marca ou logística integrada. Na prática, para café e açúcar, dificilmente se sustenta a dispensa do parcelamento, pois são itens de baixa complexidade e amplamente disponíveis no mercado. O TCU, em diversos acórdãos, considera irregular a ausência de parcelamento sem justificativa. A licitação por itens também favorece a participação de micro e pequenas empresas, que podem se cadastrar no SICAF e competir em condições mais equilibradas.

Como justificar o parcelamento ou o lote único no ETP

Se optar por itens, o ETP deve demonstrar que a divisão é técnica e economicamente viável. Se optar por lote único, anexe justificativa detalhada: por exemplo, necessidade de fornecedor único por questões de rastreabilidade de produtos perecíveis. Em ambos os casos, documente a análise de mercado e os riscos envolvidos.

Quais critérios técnicos e de sustentabilidade o edital deve exigir?

Exigências sanitárias e laudos de qualidade

O edital deve exigir conformidade com as normas sanitárias da Anvisa, especialmente a Resolução RDC nº 216/2004 (boas práticas para serviços de alimentação) e a legislação específica para cada produto. Para café e açúcar, é comum exigir laudos de qualidade emitidos por laboratório acreditado, comprovando pureza, teor de umidade e ausência de contaminantes. A exigência de laudo deve ser feita no ato da entrega, não na etapa de habilitação, para não restringir a competitividade.

A fiscalização deve verificar as condições de embalagem, transporte e validade dos produtos. Embalagens danificadas, prazos de validade inferiores a 75% do total ou veículos sem condições sanitárias adequadas podem resultar na recusa do lote. Recomenda-se incluir no edital critérios de sustentabilidade, como embalagens recicláveis ou certificação de comércio justo, desde que justificados no ETP e compatíveis com o mercado.

A ata de registro de preços deve prever a possibilidade de substituição do fornecedor em caso de descumprimento das especificações técnicas, garantindo a continuidade do fornecimento.

Perguntas frequentes

Preciso apresentar amostra do café ou açúcar durante a licitação?

Sim, o edital pode exigir amostra para comprovação de qualidade, mas apenas na fase de julgamento das propostas, nunca na habilitação. A amostra deve ser analisada por comissão técnica e os critérios de aceitação devem estar claros no termo de referência.

Qual a validade da ata de registro de preços para esses itens?

A ata de registro de preços tem validade de até um ano, contado da data de assinatura, podendo ser prorrogada por igual período se houver previsão no edital e interesse da administração. Durante a vigência, os órgãos participantes podem fazer pedidos conforme a necessidade.

Posso participar como ME/EPP mesmo sem cadastro no SICAF?

O cadastro no SICAF é obrigatório para contratar com a administração pública federal. No entanto, na fase de habilitação, as ME/EPP podem apresentar os documentos de regularidade fiscal com prazo adicional de 5 dias úteis para regularização, conforme a Lei Complementar 123/2006.

O que é o Catálogo de Padronização do MGI e como ele afeta minha proposta?

O Catálogo de Padronização estabelece especificações técnicas mínimas para itens como café e açúcar, unificando as compras do governo federal. Se o órgão licitante adotar o catálogo, sua proposta deve atender exatamente àquelas especificações — marca, embalagem, tipo de grão, etc. Consulte o catálogo no site do MGI antes de elaborar a proposta.

Como funciona o parcelamento na prática para quem vende apenas um produto?

Se a licitação for por itens, você pode se inscrever apenas no lote do produto que comercializa (ex.: apenas café em pó). Isso elimina a necessidade de oferecer todos os gêneros de copa e cozinha, facilitando a participação de pequenos fornecedores especializados.