Licitação de guarda e armazenamento de documentos: guia prático para fornecedores

A licitação para contratação de serviços de guarda e armazenamento de documentos (arquivo terceirizado) é o processo pelo qual a Administração Pública seleciona empresa especializada para custodiar, organizar e preservar seu acervo documental. Esse serviço é regido pela Lei 14.133/2021 e deve ser precedido de planejamento formal, incluindo Estudo Técnico Preliminar (ETP) e termo de referência.

Como planejar e justificar a contratação de serviços arquivísticos?

O primeiro passo é elaborar o ETP, documento que demonstra a inviabilidade de manter o acervo nas próprias instalações do órgão. Segundo a Lei 14.133/2021, a contratação deve ser justificada com base na falta de espaço físico, riscos de deterioração, extravio ou acesso indevido.

O planejamento também define o objeto: transporte das caixas, triagem, higienização, indexação, guarda e, quando autorizado, descarte. O Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) disponibiliza modelos de ETP e editais que podem servir de referência. A justificativa deve incluir o volume estimado de documentos, o prazo de guarda contratual e as condições de devolução.

Quais requisitos de habilitação técnica e infraestrutura a contratada deve atender?

Os editais exigem que a empresa comprove capacidade técnica por meio de atestados fornecidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado. O quantitativo mínimo costuma ser de 5.000 a 10.000 caixas-arquivo custodiadas simultaneamente, conforme o porte do contrato.

A infraestrutura física deve incluir:

• Monitoramento eletrônico 24 horas (CFTV, alarme, sensor de presença).
• Certificado de aprovação do Corpo de Bombeiros (AVCB).
• Controle de temperatura (20°C ± 2°C) e umidade relativa do ar (50% ± 5%).
• Sistema de combate a incêndio (sprinklers ou gás inerte).
• Seguro contra incêndio e recomposição de registros, com apólice apresentada na habilitação.

A jurisprudência do TCU orienta que a exigência de atestados deve ser proporcional ao objeto, sem restringir a competição.

Quais normas técnicas e legais regem a preservação documental?

A execução deve observar a Lei nº 8.159/1991, que institui a Política Nacional de Arquivos Públicos, e as normas da ABNT (NBR 9578, NBR 11599) para armazenamento e acondicionamento. O controle de temperatura e umidade é crítico: papéis acidificam acima de 22°C e mofam acima de 60% de umidade.

Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe obrigações sobre o tratamento de dados pessoais contidos nos documentos custodiados. A contratada deve assinar termo de confidencialidade e implementar controles de acesso físico e lógico.

Como gerenciar, fiscalizar e definir responsabilidades contratuais?

A Administração mantém a titularidade do acervo e a responsabilidade pela gestão documental. A terceirização não transfere a atividade-fim — o órgão deve supervisionar o cumprimento dos SLAs (Service Level Agreements).

Os contratos devem prever:

• Rastreabilidade individual de cada caixa (código de barras ou RFID).
• Prazo máximo para disponibilização de documento solicitado (ex.: 24 horas úteis).
• Relatórios periódicos de acesso, movimentação e descarte.

A contratada responde exclusivamente por encargos trabalhistas, previdenciários e fiscais, conforme a Lei 14.133/2021. O Tribunal de Contas da União já firmou entendimento de que a fiscalização deve ser efetiva, sob pena de responsabilidade solidária.

Perguntas frequentes

Qual a modalidade de licitação mais comum para guarda documental?

O pregão eletrônico é a modalidade mais utilizada para contratação de serviços de guarda e armazenamento, por se tratar de serviço comum com padrões de mercado. O critério de julgamento é o menor preço.

A contratada pode realizar descarte de documentos?

Sim, desde que autorizado expressamente pela Administração, com base na tabela de temporalidade aprovada pelo órgão. O descarte deve ser feito de forma segura (trituração ou incineração), com certificado de destruição.

É obrigatório seguro para o acervo custodiado?

Sim. A maioria dos editais exige seguro contra incêndio, roubo e danos acidentais, com valor mínimo igual ao da recomposição do acervo. A apólice deve ser apresentada antes da assinatura do contrato.

Como a LGPD se aplica à guarda de documentos físicos?

Documentos físicos que contenham dados pessoais são abrangidos pela LGPD. A contratada deve garantir restrição de acesso, registro de consultas e eliminação segura após o prazo de guarda.

Quais prazos de guarda para documentos públicos?

Dependem da tabela de temporalidade do órgão. Documentos de valor administrativo podem ser descartados após 5 anos; os de valor histórico são permanentes. O contrato deve prever a devolução ao final da vigência.