Licitação para outsourcing de impressão (franquia de páginas): guia completo conforme a Lei 14.133/2021

O outsourcing de impressão (franquia de páginas) é um modelo de contratação em que a administração pública terceiriza a gestão de impressoras, multifuncionais e scanners, pagando por página impressa ou por franquia mensal. A Lei nº 14.133/2021 é o marco legal que rege essa contratação, e a Portaria SGD/MGI nº 370/2023 estabelece o modelo obrigatório para órgãos do SISP (Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação).

O que é outsourcing de impressão (franquia de páginas)?

Trata-se de um serviço continuado em que a contratada fornece equipamentos, suprimentos, manutenção e software de gerenciamento, e a administração paga por páginas efetivamente impressas (custo unitário) ou por uma franquia mensal de páginas. O modelo transfere à contratada os riscos de manutenção e obsolescência, e exige planejamento detalhado no Estudo Técnico Preliminar (ETP).

Quais modalidades de contratação existem?

A Portaria SGD/MGI nº 370/2023 prevê três modalidades:

Modalidade	Descrição	Quando escolher
Franquia mensal	Pagamento fixo por mês por um número determinado de páginas. Excedentes pagos à parte.	Órgãos com volume de impressão previsível e estável.
Custo unitário	Pagamento por página efetivamente impressa, sem franquia.	Órgãos com volume variável ou difícil previsão.
Híbrido	Combinação: franquia mínima + custo unitário reduzido para páginas adicionais.	Órgãos com picos sazonais ou crescimento esperado.

A escolha deve ser justificada no ETP, com base em séries históricas de consumo e projeções.

Como elaborar o Estudo Técnico Preliminar (ETP)?

O ETP é obrigatório para toda contratação de outsourcing de impressão, conforme a Lei nº 14.133/2021. Nele, a equipe de planejamento deve:

1. Levantar o parque instalado atual: modelos, idade, estado de conservação, custos atuais. Exemplo: listar cada equipamento com número de série, data de aquisição e custo mensal de manutenção.
2. Analisar o volume de impressão: por tipo (preto e branco, colorido), por setor, histórico de 12 meses. Exemplo: criar planilha com média mensal de páginas por setor, diferenciando PB e colorido.
3. Definir a modalidade (franquia, custo unitário ou híbrido) com justificativa numérica baseada na série histórica.
4. Estimar o Custo Total de Propriedade (TCO): incluir aluguel, suprimentos, manutenção, software, mão de obra e descarte. Calcule o TCO por página e compare com o custo atual.
5. Elaborar o Termo de Referência com especificações técnicas, níveis de serviço (SLA) e critérios de aceitação.

Armadilha comum: pular o levantamento histórico ou usar médias nacionais sem considerar o perfil do órgão. Na prática, ignorar o levantamento histórico é o erro mais comum que leva a contratos superdimensionados. O Tribunal de Contas da União já apontou em acórdãos que estimativas genéricas podem levar a sobrepreço.

Quais as vedações e recomendações técnicas?

Vedações:

• É proibido exigir marcas ou modelos exclusivos no Termo de Referência. A exigência fere a competitividade e pode ser enquadrada como direcionamento, sujeita a sanções pelo Tribunal de Contas da União.
• Não é permitido incluir cláusulas que limitem a participação (ex.: exigência de assistência técnica exclusiva sem justificativa técnica).

Recomendações:

• Avalie o TCO. Não olhe apenas o preço por página: considere peças, manutenção, software e mão de obra.
• A vigência contratual recomendada é de 24 a 48 meses, para permitir a amortização dos equipamentos. A Lei nº 14.133/2021 permite prazo de até 5 anos para serviços continuados.
• Exija certificações ISO (qualidade, gestão ambiental) e garantia de disponibilidade de peças por pelo menos 5 anos.

Como fazer a gestão e fiscalização do contrato?

A fiscalização deve ser baseada em indicadores de nível de serviço (SLA). Os principais são:

• Disponibilidade dos equipamentos: percentual mínimo (ex.: 98% em horário comercial).
• Tempo de resposta para chamados: por categoria (crítico, alto, normal).
• Tempo de reparo: prazo máximo para restabelecimento.
• Consumo de suprimentos: entrega em até X horas após solicitação.

A contratada possui responsabilidade integral por danos causados à Administração decorrentes de culpa ou dolo. O contrato deve prever sanções progressivas (advertência, multa, suspensão) para descumprimento dos SLAs.

É obrigatório instituir uma política de impressão interna, com regras como impressão frente e verso, permissões por setor, cota por usuário e auditoria periódica. A política reduz desperdícios e prolonga a vida útil dos equipamentos.

Perguntas frequentes

É obrigatório usar o modelo da Portaria SGD/MGI nº 370/2023?

Sim, para órgãos integrantes do SISP (órgãos do Poder Executivo federal). Demais entes podem adotá-lo como referência, mas não há obrigatoriedade.

Qual a vigência ideal para o contrato?

24 a 48 meses. Prazos menores dificultam a amortização dos equipamentos, e prazos maiores podem gerar dependência. A Lei 14.133/2021 permite até 60 meses.

Como calcular o Custo Total de Propriedade (TCO)?

Some todos os custos envolvidos: locação de equipamentos, suprimentos (toner, tambor), manutenção corretiva e preventiva, software de gerenciamento, mão de obra e descarte. Compare com o custo atual de manter o parque próprio.

Pode exigir marca específica de equipamento?

Não. A exigência de marca ou modelo fere o princípio da competitividade. As especificações devem ser descritas por desempenho e funcionalidades.

O que fazer se o SLA não for cumprido?

Aplique as sanções previstas no contrato: multa por descumprimento, glosa nos pagamentos e, se recorrente, rescisão contratual. Registre todas as ocorrências para instrução processual.