Licitação para outsourcing de impressão: como contratar locação de impressoras na Administração Pública
Aprenda a contratar outsourcing de impressão na Administração Pública conforme a Lei 14.133/2021 e a Portaria SGD/MGI 370/2023. Guia prático: planejamento, sustentabilidade e fiscalização.
O outsourcing de impressão é um serviço de locação de impressoras que inclui manutenção, suprimentos e gestão de bilhetagem. Para órgãos da Administração Pública, a contratação desse serviço deve seguir regras específicas, especialmente para entes integrantes do Sistema de Administração de Recursos de Tecnologia da Informação (SISP), conforme a Portaria SGD/MGI nº 370/2023.
Qual o modelo de contratação de outsourcing de impressão no SISP?
A Portaria SGD/MGI nº 370/2023 estabelece o modelo obrigatório para órgãos da administração direta, autárquica e fundacional que integram o SISP. O serviço contratado abrange cessão de uso de equipamentos, manutenção preventiva e corretiva, suporte técnico, fornecimento de suprimentos (toners, cilindros) e gestão de bilhetagem por página impressa. A adoção de modelos divergentes ao padrão do governo exige justificativa técnica detalhada e aprovação expressa da Secretaria de Governo Digital (SGD).
| Elemento | Descrição |
|---|---|
| Cessão de uso | Equipamentos disponibilizados durante o contrato, sem transferência de propriedade |
| Manutenção e suporte | Assistência técnica presencial e remota, com SLA definido |
| Suprimentos | Toners, tambores e outros insumos, exceto papel |
| Bilhetagem | Cobrança por página impressa, com relatórios de consumo |
Por que seguir o modelo padrão? Ele foi elaborado com base em melhores práticas e na jurisprudência do Tribunal de Contas da União, reduzindo riscos de apontamentos em auditorias. Um modelo próprio, sem aprovação, pode levar à suspensão do certame.
Como planejar a licitação de outsourcing de impressão sem restringir a concorrência?
O planejamento começa com o Estudo Técnico Preliminar (ETP), exigido pela Lei nº 14.133/2021 para contratações de TIC. O ETP deve justificar a necessidade do outsourcing, dimensionar a frota e estimar volumes de impressão. É essencial evitar requisitos que direcionem o certame — o TCU veda a exigência de marcas ou modelos específicos, salvo com comprovação técnica robusta.
O cálculo do Custo Total de Propriedade (TCO) é obrigatório e inclui:
- Valor da locação mensal
- Custo de suprimentos por página
- Despesas com manutenção e softwares de gestão
- Consumo de energia (quando aplicável)
Armadilha comum: Subestimar o consumo de toners de alta capacidade ou exigir equipamentos com especificações acima da real necessidade, o que infla o TCO e reduz a competitividade. Use dados históricos do órgão ou de contratações similares.
Quais critérios de sustentabilidade e execução são exigidos?
As contratações públicas devem seguir o Guia Nacional de Contratações Sustentáveis. No outsourcing de impressão, é comum exigir:
- Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS) para descarte de toners e cartuchos
- Equipamentos com certificação Energy Star ou similar
- Uso de papel reciclado e recursos de impressão frente e verso
Soluções de bilhetagem são recomendadas para monitorar o consumo real por setor e identificar desperdícios. O modelo da SGD/MGI prevê relatórios mensais de bilhetagem que permitem ajustar a frota ou os limites de impressão.
Dica prática: Inclua no Termo de Referência a obrigatoriedade de treinamento dos usuários sobre práticas sustentáveis de impressão.
Como fiscalizar e qualificar tecnicamente o serviço de outsourcing de impressão?
A fiscalização deve ser pautada por Acordos de Nível de Serviço (SLAs) definidos no Termo de Referência. Indicadores comuns:
- Tempo de atendimento para manutenção corretiva (ex.: 4 horas úteis)
- Disponibilidade dos equipamentos (ex.: 98%)
- Taxa de defeitos (ex.: máximo 1 falha a cada 5.000 páginas)
Os atestados de capacidade técnica exigidos na habilitação não podem criar barreiras artificiais. Exigir experiência em contratos de grande porte ou em impressão colorida, se o objeto for monocromático, pode ser considerado restritivo.
| SLA | Meta | Medição |
|---|---|---|
| Tempo de resposta | 2 horas úteis | Relatório do prestador |
| Resolução definitiva | 8 horas úteis | Abertura de chamado |
| Disponibilidade | ≥ 97% | Cálculo sobre horas úteis do mês |
O recebimento definitivo do serviço exige verificação detalhada de qualidade e quantidade por comissão designada, conforme a Lei 14.133/2021. Guarde os relatórios de bilhetagem e as ordens de serviço para comprovar o cumprimento das obrigações.
Perguntas frequentes
É obrigatório usar o modelo da Portaria SGD/MGI 370/2023?
Sim, para órgãos integrantes do SISP. A adoção de modelo divergente precisa de justificativa técnica e aprovação expressa da SGD, sob risco de apontamentos do TCU.
O que é TCO e como calculá-lo no outsourcing de impressão?
Custo Total de Propriedade (TCO) é a soma de todos os custos diretos e indiretos ao longo do contrato. Deve incluir locação, suprimentos, manutenção, softwares e energia. O cálculo deve considerar o volume estimado de impressões e o prazo contratual.
Quais documentos são necessários no processo de licitação?
Além do ETP e do Termo de Referência, são exigidos: mapa de riscos, orçamento estimativo, parecer jurídico e minuta do contrato. Tudo deve ser publicado no Portal Nacional de Contratações Públicas.
Posso incluir papel como item do outsourcing?
Em geral, o papel é excluído do escopo por ser insumo de uso administrativo comum. Incluí-lo pode gerar complexidade desnecessária no cálculo do TCO e na fiscalização.
Como as ME/EPP podem participar dessas licitações?
As micro e pequenas empresas têm tratamento diferenciado: podem apresentar propostas mesmo sem atestados de grande porte, e o edital deve prever reserva de cota para elas quando o objeto for divisível.