Não ler o Termo de Referência com atenção: erros que geram prejuízo no contrato

O Termo de Referência (TR) é o documento central de toda contratação pública de bens e serviços, conforme definido no art. 6º, inciso XXIII, da Lei 14.133/2021. Ele descreve o objeto, os requisitos técnicos, os quantitativos, os prazos e os critérios de aceitação. Quando mal elaborado ou mal interpretado, gera desperdício, retrabalho e até fraudes. O Tribunal de Contas da União aponta o TR como causa raiz de grande parte das ineficiências nas contratações públicas.

Quais são os erros mais comuns na leitura do Termo de Referência?

O primeiro erro é ler o TR de forma superficial, sem confrontar suas disposições com o edital e os anexos. Especificações genéricas — como "material de qualidade" — abrem margem para propostas incomparáveis. Em vez disso, o TR deve detalhar marcas, modelos, normas técnicas e padrões de desempenho. A ausência de pesquisa de preços robusta, com fontes oficiais como o Painel de Preços do Governo Federal, facilita o sobrepreço e o direcionamento. Outro erro frequente é ignorar os prazos e condições de execução, levando a atrasos e multas.

Como a falta de atenção ao TR gera prejuízo contratual?

Quando o licitante não lê o TR com cuidado, pode apresentar proposta inadequada — por exemplo, ofertando produto que não atende aos requisitos técnicos mínimos. Isso resulta em desclassificação na fase de habilitação ou, se aprovado, em execução defeituosa que gera glosas e rescisão contratual. Do lado da Administração, falhas na elaboração do TR — como indicação de marca sem justificativa — podem configurar erro grosseiro nos termos da LINDB (Decreto-Lei 4.657/1942), sujeitando o agente público a responsabilização. O TR mal feito também atrasa o certame, pois exige impugnações e correções.

Consequências jurídicas da má elaboração do TR

Deficiências no TR, como ausência de Estudos Técnicos Preliminares (ETP), podem ser caracterizadas como erro grosseiro pela Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro (LINDB). A elaboração do TR deve ser precedida de ETP que demonstrem a viabilidade técnica e econômica da contratação. O Portal Compras.gov.br oferece modelos padronizados e catálogos eletrônicos para mitigar falhas e garantir conformidade com a lei. O uso de atas de registro de preços e sistemas como o Comprasnet também reduz riscos.

Boas práticas para evitar erros no Termo de Referência

Para evitar prejuízos, o TR deve ser claro, completo e alinhado ao edital. Inclua: (a) descrição detalhada do objeto com referência a catálogos oficiais; (b) pesquisa de preços com pelo menos três fontes, priorizando o Painel de Preços e contratações similares; (c) critérios de aceitação objetivos, como normas ABNT; (d) prazos factíveis e condições de pagamento previstas em lei. A equipe de planejamento deve revisar o TR antes da publicação, simulando possíveis dúvidas de licitantes. A participação prévia de fornecedores em audiências públicas também melhora a qualidade do documento.

Perguntas frequentes

O que diz a Lei 14.133/2021 sobre o Termo de Referência?

A Lei 14.133/2021 define o TR no art. 6º, inciso XXIII, como o documento que descreve o objeto, requisitos, quantitativos e critérios de aceitação. É obrigatório para aquisição de bens e serviços, inclusive em contratações diretas.

Quem deve elaborar o Termo de Referência?

O TR deve ser elaborado pela área demandante do órgão público, com apoio técnico de engenheiros, arquitetos ou especialistas no objeto. A responsabilidade é do agente público designado, que responde por eventuais falhas.

Qual a diferença entre Termo de Referência e Projeto Básico?

O TR é usado para bens e serviços, enquanto o Projeto Básico é voltado para obras e serviços de engenharia, com maior detalhamento técnico e orçamentário. Ambos são anexos do edital.

Como contestar um Termo de Referência?

O licitante pode impugnar o edital e seus anexos, incluindo o TR, até o limite de 3 dias úteis antes da data de abertura. A impugnação deve apontar o erro e pedir correção.

O TR pode ser alterado após a publicação?

Sim, desde que antes da abertura das propostas, mediante retificação do edital e republicação dos prazos. Após a abertura, alterações substanciais exigem novo certame.