Perdeu o prazo de regularização fiscal em licitação? Saiba o que fazer como ME/EPP

A regularização fiscal é a etapa em que o licitante vencedor comprova que está em dia com tributos federais, estaduais e municipais, além de FGTS e débitos trabalhistas ou previdenciários. Para microempresas e empresas de pequeno porte (ME e EPP), a Lei Complementar nº 123/2006 garante tratamento diferenciado nessa fase, permitindo que a regularização seja feita após a declaração de vencedor do certame.

Qual é o direito à regularização fiscal para ME e EPP?

ME e EPP possuem, por força da Lei Complementar nº 123/2006, um regime especial de habilitação fiscal em licitações públicas. Segundo o art. 43 da LC 123/2006, a comprovação de regularidade fiscal só é exigida para a assinatura do contrato – não para a participação no certame. Isso significa que uma empresa pode ser declarada vencedora mesmo com restrições fiscais, desde que se regularize no prazo legal.

O direito à regularização posterior está previsto no art. 42 da LC 123/2006: constatada alguma irregularidade fiscal ou trabalhista, a Administração Pública deve conceder um prazo de 5 (cinco) dias úteis, prorrogáveis por igual período, para que a licitante regularize sua situação. Durante esse período, a empresa pode parcelar débitos, emitir certidões negativas ou positivas com efeito de negativa (CPEN) e apresentar comprovantes de regularidade.

Prazos legais e como solicitar a regularização

O prazo para regularização começa a contar a partir da declaração do vencedor da licitação. A empresa deve ser notificada formalmente pela comissão de licitação ou pelo pregoeiro, geralmente por meio do sistema eletrônico (Compras.gov.br) ou por e-mail. A Lei nº 14.133/2021, em seu art. 68, § 3º, estabelece que o prazo é de 5 dias úteis, prorrogável uma vez por igual período mediante solicitação justificada da licitante.

Passo a passo para solicitar a prorrogação

1. Verifique a notificação: Acesse o portal de compras ou o e-mail cadastrado e confirme o prazo inicial. A contagem começa no primeiro dia útil seguinte à notificação.
2. Providencie os documentos: Levante as certidões necessárias – CND da Receita Federal, certidão de FGTS (CRF), certidão de débitos trabalhistas (CNDT), certidões estaduais e municipais, além de comprovantes de recolhimento de tributos.
3. Identifique os débitos: Consulte os sistemas (e-CAC, Sicalc, GFIP) para saber exatamente o que está pendente. Débitos previdenciários podem ser parcelados no próprio site da Receita Federal.
4. Regularize ou solicite parcelamento: Se houver débitos, efetue o pagamento à vista ou solicite parcelamento. O parcelamento gera certidão positiva com efeito de negativa (CPEN), aceita para fins de habilitação.
5. Apresente a documentação: Envie as certidões e comprovantes pelo sistema de licitação ou protocolo físico, conforme determinado no edital.
6. Se necessário, peça a prorrogação: Caso não consiga regularizar em 5 dias úteis, protocole um requerimento justificado ao pregoeiro ou comissão, explicando a necessidade de prazo adicional (ex.: demora na emissão de certidão estadual, indisponibilidade de sistema). A prorrogação deve ser concedida em até mais 5 dias úteis.

Exemplo de justificativa para prorrogação: "A empresa está em processo de parcelamento de débito junto à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. O prazo de 30 dias para conclusão do parcelamento ultrapassou o prazo inicial. Solicitamos a prorrogação de 5 dias úteis para apresentação da certidão positiva com efeito de negativa."

Armadilha comum: Não solicitar a prorrogação por escrito ou fora do prazo. A Administração Pública não tem obrigação de prorrogar de ofício. O pedido deve ser feito antes do vencimento do prazo inicial.

Consequências da perda do prazo de regularização

Se a ME ou EPP não regularizar sua situação fiscal dentro do prazo (incluindo eventual prorrogação), as consequências são graves. A Lei nº 14.133/2021 estabelece:

• Decadência do direito à contratação: A empresa perde o direito de assinar o contrato. O art. 68, § 4º da Lei 14.133/2021 determina que o licitante será considerado inabilitado se não comprovar a regularidade no prazo.
• Convocação dos remanescentes: A Administração pode convocar os licitantes subsequentes (na ordem de classificação) para assinar o contrato, desde que aceitem as mesmas condições do vencedor.
• Revogação do certame: Se não houver interessados remanescentes, a licitação pode ser revogada ou ter seu objeto frustrado.
• Sanções administrativas: A empresa pode ser penalizada com advertência, multa de até 30% do valor do contrato, suspensão do direito de licitar por até 3 anos ou declaração de inidoneidade, conforme os arts. 155 a 163 da Lei 14.133/2021. A aplicação de sanção depende de procedimento administrativo próprio, com direito ao contraditório.

O Tribunal de Contas da União, por meio do Acórdão 2.695/2025 – Plenário, firmou entendimento de que a inércia na regularização dentro do prazo configura falta grave, podendo ensejar sanções mesmo após o encerramento do certame.

Exemplo prático: Uma ME vence um pregão eletrônico para fornecimento de material de escritório no valor de R$ 150 mil. Após a declaração de vencedor, recebe prazo de 5 dias úteis para apresentar certidões. Não regulariza e não pede prorrogação. A Administração convoca o segundo colocado, que aceita o preço. A ME ainda pode ser multada em 10% do valor estimado (R$ 15 mil) e suspensa por 6 meses.

Limites de enquadramento e compliance fiscal

Para usufruir do tratamento diferenciado, a empresa deve se enquadrar como ME ou EPP conforme a Lei Complementar nº 123/2006. O limite de receita bruta anual é de R$ 4,8 milhões para EPP e R$ 360 mil para ME. Se a empresa ultrapassar esse limite, perde o direito à regularização posterior e aos prazos especiais.

Fique atento ao compliance: O controle do limite de receita bruta é responsabilidade da própria empresa. Declarações falsas sobre o enquadramento – como afirmar ser ME quando a receita já superou R$ 4,8 milhões – configuram fraude à licitação. A jurisprudência do TCU considera que a falsidade ideológica para obter vantagens licitatórias enseja a aplicação de multa e declaração de inidoneidade por até 5 anos.

Como manter o compliance:

• Atualize a receita bruta trimestralmente no sistema de controle.
• Monitore o faturamento acumulado para não extrapolar o limite.
• Caso ultrapasse, comunique a Administração e deixe de utilizar os benefícios.
• Consulte o Migalhas sobre decisões recentes relativas ao limite de fruição dos benefícios de ME/EPP na Lei 14.133/2021.

Perguntas frequentes

O que fazer se perdi o prazo de 5 dias úteis?

Se não solicitou prorrogação nem regularizou no prazo, a primeira medida é contatar a Administração Pública para verificar se ainda há possibilidade de aceitação extemporânea. Em geral, o prazo é peremptório e a perda implica decadência. No entanto, em situações excepcionais (ex.: falha do sistema de notificação), pode-se recorrer administrativamente ou questionar judicialmente a decisão.

Posso pedir prorrogação do prazo de regularização?

Sim, a Lei nº 14.133/2021 permite uma única prorrogação por mais 5 dias úteis, desde que solicitada formalmente antes do vencimento do prazo inicial e com justificativa plausível. A Administração não é obrigada a conceder, mas deve fazê-lo se o motivo for razoável.

Quais certidões preciso apresentar para regularização fiscal?

As certidões exigidas são: CND da Receita Federal (débitos federais), certidão de FGTS (CRF), certidão de débitos trabalhistas (CNDT), certidões estaduais (ICMS) e municipais (ISS) quando aplicáveis, e comprovante de recolhimento de tributos previdenciários. Se a empresa estiver em parcelamento, a certidão positiva com efeito de negativa (CPEN) é aceita.

Perder o prazo de regularização impede de participar de novas licitações?

A perda do prazo não impede, por si só, a participação em outras licitações. O impedimento ocorre apenas se houver aplicação de sanção administrativa (suspensão ou declaração de inidoneidade). Enquanto durar a sanção, a empresa não pode contratar com a Administração Pública nem participar de certames.

A empresa pode ser punida mesmo se perder o prazo por erro interno?

Sim. A responsabilidade pela regularização é exclusiva da licitante. Erros internos, como falha de comunicação ou atraso na emissão de certidões, não eximem a empresa. Por isso, é essencial estabelecer um processo interno de compliance fiscal e monitoramento de prazos.

Este guia resume os direitos e obrigações de ME e EPP na regularização fiscal pós-licitação. A chave é agir rápido: tão logo receba a notificação, inicie a regularização e, se necessário, solicite a prorrogação. Consultar um contador especializado em licitações também ajuda a evitar surpresas.