Planilha de Custos para Serviços Continuados: como montar corretamente

A Planilha de Custos e Formação de Preços (PCFP) é o documento que detalha todos os componentes de custo de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra. Ela serve de base para a Administração Pública estimar o valor máximo aceitável em licitações, julgar a exequibilidade das propostas e gerenciar contratos. A Lei 14.133/2021 e a Instrução Normativa SEGES/MP nº 5/2017 estabelecem as regras para sua elaboração.

O que é e para que serve a Planilha de Custos (PCFP)?

A PCFP é uma ferramenta de transparência e controle. Ela obriga a licitante a demonstrar como chegou ao preço final, discriminando salários, encargos sociais, benefícios, insumos, custos administrativos, tributos e margem de lucro. Para a Administração, a planilha permite verificar se a proposta é exequível: se os valores de salários e encargos estão compatíveis com a convenção coletiva da categoria, e se a margem de lucro não é excessiva ou insuficiente.

Na prática, a PCFP é exigida na fase de proposta de licitações de serviços continuados, como limpeza, vigilância, portaria, manutenção predial e recepção. Segundo a IN 05/2017, a planilha deve acompanhar a proposta comercial e ser detalhada a ponto de permitir aferição individual de cada custo. Uma PCFP bem feita agiliza a análise pela comissão de licitação e reduz o risco de impugnações ou desclassificações.

Bloco-resposta: a PCFP é o instrumento que detalha a composição do preço de serviços com mão de obra dedicada, permitindo à Administração verificar a exequibilidade e a regularidade trabalhista da proposta.

Como estruturar a PCFP segundo a IN 05/2017?

A IN 05/2017 organiza a PCFP em módulos. Cada módulo cobre uma categoria de custo, e todos devem ser preenchidos com valores unitários e totais, baseados na convenção coletiva da categoria e nas alíquotas legais.

Módulo 1 – Remuneração e Encargos Sociais

Este módulo é o coração da planilha. Ele inclui:

• Salário base do posto de trabalho (vigia, auxiliar de limpeza, porteiro etc.), conforme o piso da categoria ou o salário contratual.
• Adicionais: insalubridade (10%, 20% ou 40% do salário mínimo, conforme NR-15), periculosidade (30% do salário base), adicional noturno (20% sobre a hora diurna) e horas extras (mínimo 50% sobre a hora normal).
• 13º salário e férias acrescidas de 1/3 constitucional.
• FGTS (8% sobre a remuneração) e contribuição previdenciária patronal (INSS – 20% sobre a folha, mais RAT/SAT de 1% a 3% e terceiros de 5,8% – alíquotas vigentes).
• Provisões para multa do FGTS por rescisão (50% sobre os depósitos, sendo 40% para o empregado e 10% para o governo, conforme LC 110/01) e para aviso prévio indenizado (60 dias para demissões sem justa causa, após um ano de contrato).

Exemplo prático: para um salário base de R$ 1.500,00, os encargos sociais podem representar entre 80% e 100% desse valor, dependendo dos adicionais e do regime. A planilha deve calcular mês a mês, projetando 12 meses de contrato.

Módulo 2 – Benefícios

• Vale-transporte: conforme o Decreto 95.247/87, desconta-se até 6% do salário do empregado; o excedente é custo da contratada.
• Vale-refeição/alimentação: valor definido em CCT, geralmente custeado integralmente pela empresa.
• Plano de saúde: obrigatório em algumas categorias, ou custeado parcialmente pela empresa conforme acordo.
• Seguro de vida: típico em contratos de vigilância.

Dica: todos os benefícios devem estar previstos na CCT ou ACT apresentada. Sem o sindicato correto, o custo pode ser glosado.

Módulo 3 – Insumos

Engloba os materiais e equipamentos fornecidos ao trabalhador:

• Uniformes e EPIs (luvas, botas, protetor auricular, etc.) – quantidade e valor unitário.
• Materiais de limpeza (para serviços de limpeza) – listar com frequência de reposição.
• Equipamentos de comunicação (rádios, telefones) ou ferramentas.

Como preencher: levantar o custo anual de cada insumo e dividir por 12 meses ou pelo número de postos. A IN 05/2017 exige memória de cálculo para cada item.

Módulo 4 – Custos Indiretos (Administrativos)

São os gastos que não se vinculam diretamente a um posto, mas são necessários para a execução do contrato:

• Supervisão/coordenação (proporcional ao número de postos).
• Aluguel de escritório, luz, água, telefone.
• Custos de TI (sistema de ponto, gestão).
• Despesas com pessoal administrativo (RH, contabilidade).

Armadilha comum: superdimensionar custos indiretos. O TCU, nos Acórdãos 1.793/2021-Plenário e 2.123/2019-Plenário, já decidiu que custos indiretos devem ser proporcionais ao contrato e não podem incluir despesas já cobertas pela margem de lucro.

Módulo 5 – Tributos sobre o Faturamento

A planilha deve prever o impacto dos tributos:

Tributo	Alíquota (Regime Lucro Presumido – serviços)	Base de Cálculo
PIS	0,65%	Faturamento bruto
COFINS	3,00%	Faturamento bruto
ISS	2% a 5% (conforme município)	Preço do serviço
IRPJ + CSLL	4,8% + 2,88% sobre o faturamento (para lucro presumido)	Faturamento bruto (base reduzida)

No lucro real, as alíquotas podem ser diferentes, mas o provisionamento deve seguir o regime tributário da empresa. A IN 05/2017 exige a discriminação de cada tributo com a respectiva alíquota.

Módulo 6 – Margem de Lucro (BDI)

O lucro é livremente definido pela empresa, mas deve ser compatível com o mercado. Em serviços continuados, margens entre 5% e 10% sobre o custo total são comuns. A planilha deve demonstrar o lucro sobre o custo total (incluindo tributos).

Bloco-resposta: a estrutura da PCFP segue seis módulos – remuneração/encargos, benefícios, insumos, custos indiretos, tributos e lucro –, cada um com memória de cálculo obrigatória.

Quais cuidados tomar na elaboração? (jurisprudência e erros comuns)

Cuidado 1: Aplica-se a qual tipo de serviço?

A exigência de planilha detalhada com lógica celetista (módulos de salário, encargos, benefícios) é adequada apenas para serviços com dedicação exclusiva de mão de obra. Se o serviço não exige que o trabalhador fique alocado permanentemente (ex.: manutenção sob demanda, serviços pontuais), o TCU considera irregular exigir a PCFP nos moldes da IN 05/2017. Nesses casos, a planilha pode ser simplificada (custo global + BDI).

Cuidado 2: Qual CCT usar?

A licitante deve aplicar a convenção coletiva de trabalho (CCT) do sindicato representativo da sua categoria econômica, e não a do órgão contratante. Erro comum: usar a CCT de outra categoria só porque cobre salários menores. O TCU (Acórdão 1.793/2021-Plenário) já condenou a substituição indevida de CCT, considerando-a irregularidade grave que pode levar à desclassificação.

Como proceder: na proposta, a empresa deve anexar a CCT que está aplicando, indicar seu número de registro no MTE e demonstrar que a categoria profissional do serviço (ex.: vigilante, auxiliar de limpeza) está coberta por aquele instrumento.

Cuidado 3: Memória de cálculo

A planilha não pode ser apenas uma lista de números. Cada módulo deve ser acompanhado de memória de cálculo que mostre como os valores foram obtidos. Exemplo: para o salário base, informar o artigo da CCT que fixa o piso; para insalubridade, indicar o laudo pericial ou a classificação do ambiente. Sem memória de cálculo, a Administração pode glosar os valores.

Cuidado 4: Atualização da planilha

A PCFP é dinâmica. Se durante a execução do contrato houver reajuste salarial da categoria, a contratada deve apresentar nova planilha demonstrando o impacto no preço. A Lei 14.133/2021 prevê o reequilíbrio econômico-financeiro nesses casos (art. 124, II).

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre a PCFP da IN 05/2017 e o antigo modelo da Lei 8.666/93?

A IN 05/2017 trouxe mais detalhamento: exige abertura de cada benefício, provisão para rescisão e memória de cálculo. Na Lei 8.666/93, a planilha era mais enxuta, e os encargos podiam ser rateados de forma global. A Lei 14.133/2021 manteve o modelo da IN 05/2017 como referência para serviços continuados.

Preciso contratar um contador para montar a PCFP?

Sim, é altamente recomendável. Os cálculos de encargos sociais, tributos e provisões trabalhistas exigem conhecimento técnico. Um erro de alíquota pode tornar a proposta inexequível ou gerar glosa. A própria IN 05/2017, no art. 18, exige que a planilha seja assinada por profissional contábil ou técnico responsável.

A PCFP pode ser usada para serviços de engenharia?

Não. Para obras e serviços de engenharia, o instrumento adequado é a planilha orçamentária com BDI, conforme a Lei 14.133/2021 e o Decreto 7.983/2013. A PCFP com módulo de encargos sociais é exclusiva para serviços continuados com mão de obra alocada.

E se o edital não exigir a PCFP detalhada?

Mesmo que o edital peça apenas preço global, a empresa pode apresentar a PCFP como anexo para demonstrar exequibilidade. Em caso de dúvida da comissão de licitação, a planilha detalhada serve como prova de que os custos trabalhistas estão cobertos. Além disso, o Tribunal de Contas da União já decidiu (Acórdão 2.123/2019) que planilhas muito sintéticas podem ser consideradas inexequíveis.

Como corrigir erros na planilha depois da licitação?

Se o erro for identificado antes da homologação, a licitante pode solicitar ajuste desde que não altere o valor global nem a vantagem da proposta (princípio da vinculação ao edital). Após a assinatura do contrato, erros materiais podem ser corrigidos por apostilamento, mas não é recomendável. O ideal é revisar a planilha exaustivamente antes de protocolar a proposta.

Bloco-resposta final: a PCFP é uma exigência legal para serviços continuados com mão de obra dedicada, e sua correta elaboração envolve conhecimento de encargos trabalhistas, CCT e alíquotas tributárias, sob pena de desclassificação ou glosa.