Vício na representação em licitações: procuração e poderes de quem assina a proposta
Entenda o que é vício na representação, quando a procuração ou a assinatura de quem não tem poderes pode desclassificar sua proposta na Lei 14.133/2021 e como evitar.
O vício na representação ocorre quando a pessoa que assina a proposta de licitação não possui poderes legais para vincular a empresa. Pode ser por procuração inválida, outorga por pessoa não qualificada no contrato social, ou uso de certificado digital por quem não é representante legal. A Lei 14.133/2021 exige que a representação seja comprovada na fase de habilitação jurídica, conforme o art. 63.
O que constitui vício na representação em licitações?
A regularidade da representação é um pressuposto de validade de qualquer ato praticado em uma licitação. Sem ela, a proposta não tem valor jurídico. O vício na representação aparece de três formas principais:
- Assinatura inválida – a proposta é assinada por pessoa sem qualquer vínculo formal com a empresa.
- Procuração sem poderes específicos – o documento autoriza "representar a empresa", mas não menciona licitações, propostas ou contratos.
- Outorga por pessoa não qualificada – quem concede a procuração não é sócio, diretor ou representante legal com poder para fazê-lo.
Um caso comum: um funcionário usa o certificado digital da empresa para assinar a proposta. Se ele não é sócio nem tem procuração com poderes para licitar, a assinatura é inválida. A jurisprudência do JusBrasil registra dezenas de decisões anulando propostas por esse motivo.
A Lei 14.133/2021, no art. 63, exige que o licitante apresente "documento de habilitação jurídica que comprove a regularidade da representação". Isso inclui contrato social, procuração pública ou particular (quando aceita) e a identificação de quem assina.
Formalismo moderado e vícios insanáveis: o que a lei permite sanar?
O formalismo moderado é um princípio adotado nos tribunais de contas e pelo Tribunal de Contas da União. Ele permite que falhas formais — como um carimbo ilegível ou a ausência de um documento acessório — sejam corrigidas durante a licitação, desde que não comprometam a essência da proposta.
Mas nem todo erro é sanável. Quando o vício atinge a própria validade da representação, ele é considerado substancial e insanável. Por quê? Porque a ausência de poderes do signatário impede que a proposta vincule juridicamente a empresa. Sem vínculo, não há contrato possível, mesmo que a empresa depois queira assumir a proposta.
O TCU, no Acórdão 1211/2021 – Plenário, reafirmou que "a falta de comprovação dos poderes do representante legal para assinar a proposta constitui vício insanável". Ou seja: o pregoeiro não pode simplesmente "perdoar" a ausência de procuração.
Tabela: Vícios sanáveis vs. insanáveis na representação
| Vício | Sanável? | Exemplo |
|---|---|---|
| Procuração com validade vencida | Sim, se o licitante apresentar nova dentro do prazo de diligência | Procuração emitida em 2023, licitação em 2025 |
| Ausência de reconhecimento de firma (quando exigido) | Depende – se o edital exige e não foi feito, é sanável se o pregoeiro permitir regularização | Procuração com firma não reconhecida |
| Assinatura por pessoa sem qualquer procuração | Não – insanável | Funcionário assina com certificado da empresa, sem procuração |
| Procuração assinada por sócio que não consta no contrato social | Não – insanável | Procuração dada por um "sócio oculto" sem registro |
Diligência e saneamento na Lei 14.133: a administração pode pedir procuração depois?
A Lei 14.133/2021 permite que a Administração realize diligências para esclarecer documentos (art. 64, §3º). Mas há um limite claro: a diligência não pode suprir a ausência de requisitos de habilitação que deveriam estar presentes na abertura da sessão.
O TCU já consolidou o entendimento de que a diligência não serve para "criar" uma base de representação que não existia. Se na data da proposta não havia procuração válida, o saneamento posterior não regulariza o ato. A empresa não pode, por exemplo, apresentar uma procuração com data retroativa ou um novo contrato social depois de aberta a disputa.
Isso significa que o licitante deve conferir antes de enviar a proposta se quem assina tem poderes. Depois de aberta a sessão, a chance de corrigir é mínima.
Consequências para o licitante: desclassificação, inabilitação e sanções
Se o vício na representação for detectado e não for sanável, a consequência imediata é a desclassificação da proposta ou a inabilitação do licitante — dependendo da fase em que o erro aparece.
- Se identificado na fase de habilitação jurídica, a empresa é inabilitada e não pode disputar o objeto.
- Se identificado após a declaração do vencedor, o licitante é desclassificado e o segundo colocado assume.
Além disso, a recusa de assinatura de contrato por representante sem poderes pode gerar sanções administrativas: multa, impedimento de licitar e até declaração de inidoneidade.
A responsabilidade pela regularidade documental é exclusiva do licitante. Não adianta culpar o contador ou o advogado — a empresa responde pelo erro.
Perguntas frequentes
Posso assinar a proposta com certificado digital de um sócio que não está no contrato social?
Não. Quem assina a proposta deve ser o representante legal da empresa, conforme o contrato social. Se o sócio não consta como administrador (com poderes de representação), sua assinatura é inválida. A solução é incluir o sócio no contrato social ou obter uma procuração com poderes específicos para participar de licitações.
A procuração precisa ser reconhecida em cartório?
Depende do edital. A Lei 14.133/2021 não exige reconhecimento de firma para todos os documentos, mas o edital pode exigir. Em geral, para procurações particulares, o reconhecimento de firma é recomendado para evitar questionamentos. Já a procuração pública (lavrada em cartório) já tem fé pública.
O que fazer se descobrirem vício na representação depois que fui declarado vencedor?
O pregoeiro pode realizar diligência para esclarecer o vício, mas se ele for insanável (falta de poderes do signatário), a decisão será a desclassificação. Se ainda houver possibilidade de recurso, apresente o recurso demonstrando que a representação era regular — por exemplo, apresentando contrato social que comprove os poderes.
MEI precisa de procuração para assinar proposta?
MEI é pessoa física com CNPJ. O titular do MEI é o próprio empresário, então ele pode assinar diretamente sem procuração. Mas se outra pessoa for assinar, precisa de procuração com poderes específicos.
A ausência de procuração pode ser suprida por declaração posterior da empresa?
Não. O TCU entende que a declaração posterior não regulariza a representação no momento da proposta. O vício é insanável.
Evitar vício na representação exige organização prévia: tenha o contrato social atualizado, mantenha procurações vigentes e com poderes claros para licitar, e confira quem vai assinar a proposta. Um erro simples pode custar um contrato inteiro.